Delegowanie zadań. Jak współpracować z WA?

Przekazywanie zadań osobie trzeciej wcale nie jest tak proste, jak mogłoby się wydawać. Po drodze czeka szereg pułapek i na wielu rzeczach można się potknąć. Sprawdź, jak powinno przebiegać delegowanie zadań, żeby współpraca z wirtualną asystentką przebiegała sprawnie i bez kłopotów.

delegowanie zadań

Delegowanie zadań – wybierz jeden kanał komunikacji

Zadania w Asanie, wiadomości głosowe na Messengerze, wiadomości tekstowe na Slacku, a do tego trzy maile dziennie. Brzmi znajomo? Jeśli tak, musisz to zmienić. Nikt nie jest w stanie tego na bieżąco i z należytą starannością opanować. Jeżeli chcesz, żeby Twoja wirtualna asystentka mogła wykonywać swoje zadania na najwyższym poziomie, nie utrudniaj jej tego. 

Wybierzcie wspólnie jeden główny kanał komunikacji i korzystajcie tylko z niego do delegowania zadań. To ułatwienie nie tylko dla asystentki, ale też dla Ciebie. Obojgu Wam będzie łatwiej czegoś poszukać i coś zweryfikować, jeśli wszystko będzie w jednym miejscu.

Robisz stale to samo? Stwórz z tego procedurę!

Nie ma nic prostszego, niż oddelegowanie wirtualnej asystentce czegoś, co jest powtarzalne i zawsze wymaga tych samych kroków. Gorzej jednak, jeśli wszystko robisz z pamięci i nie masz do tego żadnej checklisty czy też spisanej procedury. 

Słowo „procedury” poważnie brzmi, ale wcale takie nie jest. Chodzi wyłącznie o to, żebyś miał spisane wszystko to, co i jak po kolei robisz. To niesamowite ułatwienie w samodzielnej pracy, bo nie musisz zastanawiać się ani sekundy, co masz teraz zrobić. Przy delegowaniu zadań innej osobie, to niemal zbawienie – nie musisz jej godzinę tłumaczyć prostego zadania, bo wszystko masz już spisane, wystarczy przekazać jej odpowiedni plik. 

Gdy masz takie powtarzalne zadania, ale nie masz spisanej procedury i nie chcesz tego robić, trudno, będziesz musiał wyjaśnić asystentce wszystko od A do Z. Poproś ją jednak, aby to ona spisała dla Ciebie takie procedury. Później, na wypadek Waszego rozstania lub ekspansji, będziesz miał gotowe checklisty dla kolejnej osoby.  

Delegowanie zadań wymaga precyzji

Najgorsze co możesz zrobić, delegując zadania, to zapominanie o ważnych dla Ciebie szczegółach. Zazwyczaj kończy się to tak, że asystentka musi poprawiać gotowe zadanie, bo zapomniałeś jej powiedzieć, że wolisz font wielkości 14 zamiast 12 albo że chcesz mieć zawsze do wyboru pięć opcji, a nie dwie. 

Przekazywanie absolutnie wszystkich istotnych informacji to klucz do Waszego wspólnego sukcesu. Ty będziesz bardziej zadowolony z wyników pracy WA, a ona z braku konieczności poprawek. Choć oczywiście niewykluczone, że jakieś poprawki będą od czasu do czasu mimo wszystko konieczne. 

Nie rzucaj ogólnikami, nie używaj sformułowań typu „rób, jak chcesz, byle było dobrze”, jeśli doskonale wiesz, że trudno Ci dogodzić i potem będziesz miał co najmniej kilka uwag. Przekazuj wszystkie informacje, które są dla Ciebie istotne i potrzebne do wykonania zadania. 

Nie zwlekaj z udostępnianiem dostępów i materiałów

Jeżeli chcesz otrzymać wykonane zadanie na czas, sam nie możesz dostarczyć potrzebnych materiałów trzy dni po obiecanej dacie. Poszanowanie cudzego czasu musi działać w dwie strony. 

Nie pozwól, żeby Twoja asystentka musiała prosić Cię codziennie przez tydzień o dostarczenie jednego pliku. Chyba że chcesz, żeby Wasze drogi szybko się rozeszły. A jeżeli jesteś na tyle zabiegany i zapominalski, że nie jesteś w stanie nad tym zapanować, a wiele potrzebnych do wykonania zadań rzeczy masz na dysku w chmurze, może daj WA dostęp do niego? Odpadnie Ci kolejne zadanie. Pamiętaj jednak, że nawet mimo tego, czasami Twój realny wkład w jakieś zadanie może być konieczny. 

Podsumowując – komunikuj się ze swoją wirtualną asystentką poprzez jeden kanał, twórz procedury na bieżąco, pamiętaj o przekazaniu wszystkich szczegółów i materiałów potrzebnych do wykonania delegowanych przez Ciebie zadań. Zmniejszy to ryzyko niepowodzenia Waszej współpracy do minimum.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *